Praevion Logistics respecteert uw privacy en verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.
1. Verantwoordelijke
Praevion Logistics
Bedrijfs- en correspondentieadres:
Kokelestraat 13
6462 EN Kerkrade
Nederland
Standplaats: Kerkrade, Limburg
KvK-nummer: 97064602
BTW-nummer: NL005246197B20
E-mail: info@praevionlogistics.com
Telefoon: +31 6 28 39 31 66
Website: www.praevionlogistics.com
2. Toepasselijkheid
Dit privacybeleid is van toepassing op:
- bezoekers van onze website;
- klanten;
- potentiële klanten;
- leveranciers;
- personen die contact met ons opnemen;
- opdrachtgevers van transport- en logistieke diensten.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de dienstverlening kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.
Persoonsgegevens
- voor- en achternaam;
- bedrijfsnaam;
- functie;
- adres, postcode, woonplaats en land;
- telefoonnummer;
- e-mailadres.
Zakelijke gegevens
- KvK-nummer;
- btw-nummer;
- factuurgegevens;
- betalingsgegevens.
Transportgegevens
- laadadres en afleveradres;
- contactpersonen;
- gewenste aflevertijden;
- omschrijving van de goederen;
- aantal colli, gewicht en afmetingen;
- ADR-classificatie, indien van toepassing;
- aanvullende logistieke instructies.
Websitegegevens
Bij een bezoek aan onze website kunnen automatisch gegevens worden verzameld, zoals:
- IP-adres;
- browsertype en apparaatinformatie;
- bezochte pagina’s;
- datum en tijd van bezoek;
- klikgedrag;
- verwijzende website.
4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor legitieme doeleinden, waaronder:
- het opstellen van offertes;
- het uitvoeren van transportopdrachten;
- het plannen van logistieke werkzaamheden;
- het leveren van White Glove Services;
- het uitvoeren van High Value Transport en ADR-transporten;
- communicatie met klanten;
- facturatie en administratie;
- klantenservice en het beantwoorden van vragen;
- het verbeteren van onze dienstverlening;
- het beveiligen van onze website;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- het voorkomen van fraude en misbruik.
5. Verwerkingen, grondslagen en bewaartermijnen
Hieronder staat per verwerking welke persoonsgegevens wij gebruiken, waarvoor, op welke grondslag, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en of ze buiten de Europese Economische Ruimte (EER) kunnen worden verwerkt.
Waar wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, noemen wij dat belang. Wij hebben daarbij een belangenafweging gemaakt: de verwerking blijft beperkt tot wat voor dat belang nodig is en u mag redelijkerwijs verwachten dat wij uw gegevens hiervoor gebruiken. U kunt altijd bezwaar maken tegen een verwerking op deze grondslag (zie paragraaf 18). Waar toestemming de grondslag is, kunt u die op ieder moment intrekken; dat heeft geen gevolgen voor de verwerking vóór de intrekking.
Contactverzoeken via het contactformulier
| Persoonsgegevens | naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), onderwerp en uw bericht |
|---|---|
| Doel | uw vraag beantwoorden en contact met u opnemen |
| Grondslag | Gaat uw vraag over een mogelijke opdracht: maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Anders: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), namelijk het beantwoorden van vragen die u ons stelt. |
| Ontvangers | STRATO als hosting- en e-mailprovider |
| Bewaartermijn | maximaal 24 maanden, of langer als het verzoek leidt tot een opdracht (zie klantadministratie) |
| Buiten de EER | Nee. De website, formulieren en zakelijke e-mail worden gehost door STRATO in Duitsland. |
Offerteaanvragen
| Persoonsgegevens | naam, bedrijfsnaam (optioneel), e-mailadres, telefoonnummer, afhaal- en afleveradres, gewenste datum, gekozen dienst, gewicht, omvang en omschrijving van de zending |
|---|---|
| Doel | de aanvraag beoordelen, een prijsopgave opstellen en contact met u opnemen |
| Grondslag | Maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). |
| Ontvangers | STRATO als hosting- en e-mailprovider. Indien ingeschakeld, wordt de aanvraag daarnaast server-naar-server geregistreerd in de beveiligde intakeomgeving van Praevion Logistics binnen de EU; die ontvangt geen IP-adres. |
| Bewaartermijn | maximaal 12 maanden als de offerte niet tot een opdracht leidt |
| Buiten de EER | Nee, voor de aanvraag zelf. Bij een rit buiten de EER zie hieronder. |
Voorbereiding en uitvoering van transportovereenkomsten
| Persoonsgegevens | contactgegevens, laad- en losadressen, contactpersonen op de laad- en loslocatie, tijdvensters, gegevens over de goederen, vrachtbrief- en douanegegevens en, bij ADR-vervoer, de wettelijk vereiste vervoersdocumenten |
|---|---|
| Doel | de rit plannen, uitvoeren en afleveren, en over de uitvoering communiceren |
| Grondslag | Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Voor vrachtbrieven, douane- en ADR-documenten: wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG). Contactpersonen die niet zelf onze opdrachtgever zijn: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), namelijk het kunnen ophalen en afleveren van de zending. |
| Ontvangers | de contactpersonen en geadresseerden die bij de rit horen; douane en andere bevoegde instanties wanneer dat wettelijk vereist is; veerdienst- of tunnelexploitanten wanneer een overtocht moet worden geboekt; onze verzekeraar bij een schademelding |
| Bewaartermijn | zolang de overeenkomst loopt; correspondentie maximaal 5 jaar; documenten met een wettelijke bewaarplicht zolang die plicht geldt |
| Buiten de EER | Alleen bij een rit naar een land buiten de EER, zoals het Verenigd Koninkrijk. De gegevens die voor die rit nodig zijn, worden dan verstrekt aan de ontvangers in dat land, omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. |
Klantadministratie
| Persoonsgegevens | naam, bedrijfsnaam, adres, contactgegevens, KvK- en btw-nummer en een overzicht van eerdere opdrachten |
|---|---|
| Doel | de klantrelatie onderhouden, vervolgopdrachten en eventuele klachten of schadeclaims afhandelen |
| Grondslag | Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), namelijk het afhandelen van klachten en claims die na afloop van een rit kunnen ontstaan. |
| Ontvangers | onze boekhouder en IT-dienstverleners die ons daarbij ondersteunen, als verwerker |
| Bewaartermijn | zolang de klantrelatie loopt; daarna maximaal 5 jaar |
| Buiten de EER | Niet beoogd. Zie paragraaf 13. |
Facturatie en wettelijke administratie
| Persoonsgegevens | naam, bedrijfsnaam, factuuradres, KvK- en btw-nummer, factuur- en betaalgegevens |
|---|---|
| Doel | facturen opstellen, betalingen verwerken en voldoen aan de fiscale bewaarplicht |
| Grondslag | Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG). |
| Ontvangers | onze boekhouder, onze bank en de Belastingdienst |
| Bewaartermijn | minimaal 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht |
| Buiten de EER | Niet beoogd. Zie paragraaf 13. |
Voorkomen van misbruik, spam en beveiligingsincidenten
| Persoonsgegevens | IP-adres (alleen als gehashte waarde), tijdstip van verzending, technische verzoekgegevens zoals herkomst en browsertype, en het onzichtbare antispamveld van de formulieren |
|---|---|
| Doel | de formulieren beschermen tegen spam, automatische verzending en overbelasting |
| Grondslag | Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), namelijk het veilig en beschikbaar houden van de website en formulieren. |
| Ontvangers | STRATO als hostingprovider |
| Bewaartermijn | de gehashte waarde wordt alleen gebruikt binnen een tijdvenster van 10 minuten (maximaal 5 verzendingen per 10 minuten) |
| Buiten de EER | Nee. De website, formulieren en zakelijke e-mail worden gehost door STRATO in Duitsland. |
Communicatie via WhatsApp, telefoon en e-mail
| Persoonsgegevens | naam, telefoonnummer of e-mailadres, de inhoud van uw bericht en relevante gespreksinformatie |
|---|---|
| Doel | uw vraag, aanvraag of lopende opdracht afhandelen |
| Grondslag | Bij een (mogelijke) opdracht: artikel 6 lid 1 sub b AVG. Bij overige vragen: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), namelijk het beantwoorden van uw vraag. |
| Ontvangers | STRATO voor e-mail; onze telefoonaanbieder; WhatsApp als u ons via WhatsApp benadert |
| Bewaartermijn | correspondentie maximaal 5 jaar; gespreksnotities zo lang als nodig voor de afhandeling |
| Buiten de EER | E-mail: nee. WhatsApp: mogelijk, onder de privacyvoorwaarden van WhatsApp, die u daar zelf accepteert. |
Google Analytics
| Persoonsgegevens | pseudonieme cookie-ID’s, paginaweergaven, sessiegegevens, apparaat- en browserinformatie en een globale locatie afgeleid van het IP-adres |
|---|---|
| Doel | inzicht in het gebruik en de prestaties van de website |
| Grondslag | Uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG). Zonder toestemming wordt Google Analytics niet geladen. |
| Ontvangers | |
| Bewaartermijn | cookies maximaal 2 jaar; gegevens op gebruikers- en gebeurtenisniveau in Google Analytics maximaal 14 maanden |
| Buiten de EER | Ja, mogelijk in de Verenigde Staten. Zie paragraaf 13. |
Google Translate en taalkeuze
| Persoonsgegevens | IP-adres, technische browserinformatie en de tekst van de pagina die wordt vertaald |
|---|---|
| Doel | de website in het Engels, Duits of Frans tonen wanneer u daarom vraagt |
| Grondslag | Alleen als u zelf een andere taal kiest: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), namelijk het op uw verzoek begrijpelijk aanbieden van de website in uw taal. Het blijvend onthouden van uw taal gebeurt alleen met uw toestemming voor functionele cookies (artikel 6 lid 1 sub a AVG). |
| Ontvangers | Google, dat de vertaling uitvoert onder het eigen privacybeleid van Google. Wij hebben hiervoor geen verwerkersovereenkomst met Google. |
| Bewaartermijn | taalkeuze tot het einde van de browsersessie, of 180 dagen met functionele toestemming. Voor de gegevens bij Google geldt het beleid van Google. |
| Buiten de EER | Ja, mogelijk in de Verenigde Staten. Zie paragraaf 13. |
Server- en beveiligingslogboeken
| Persoonsgegevens | IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browsertype en statuscode. De foutmeldingen van de formulierverwerking bevatten alleen technische codes, nooit ingevulde gegevens. |
|---|---|
| Doel | beveiliging, het opsporen van misbruik en het oplossen van storingen |
| Grondslag | Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), namelijk het veilig en goed werkend houden van de website. |
| Ontvangers | STRATO als hostingprovider |
| Bewaartermijn | zo lang als de hostingconfiguratie bij STRATO bepaalt en niet langer dan nodig is voor beveiliging en storingsanalyse; wij gebruiken de logboeken niet voor andere doelen |
| Buiten de EER | Nee. De website, formulieren en zakelijke e-mail worden gehost door STRATO in Duitsland. |
6. Offerteaanvragen
Wanneer u via onze website een offerte aanvraagt, verwerken wij uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn om contact met u op te nemen, een prijsopgave op te stellen, een transport te beoordelen en een overeenkomst uit te voeren indien u de offerte accepteert.
7. Contactformulier
Wanneer u het contactformulier invult, gebruiken wij uw gegevens uitsluitend om uw vraag te beantwoorden of contact met u op te nemen.
8. WhatsApp
Wanneer u contact met ons opneemt via WhatsApp verwerken wij de gegevens die u vrijwillig verstrekt. Op het gebruik van WhatsApp zijn tevens de privacyvoorwaarden van WhatsApp van toepassing. Wij adviseren geen vertrouwelijke persoonsgegevens via WhatsApp te versturen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een transportopdracht.
9. Telefonisch contact
Wanneer u telefonisch contact met ons opneemt kunnen wij uw naam, telefoonnummer en relevante gespreksinformatie registreren voor een correcte afhandeling van uw aanvraag of opdracht. Wij nemen telefoongesprekken niet op, tenzij dit vooraf uitdrukkelijk wordt aangekondigd.
10. E-mail
Wanneer u ons een e-mail stuurt verwerken wij de gegevens die u zelf verstrekt. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de afhandeling van uw vraag, opdracht of overeenkomst.
11. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. In beginsel hanteren wij de volgende bewaartermijnen. Paragraaf 5 geeft de termijn per verwerking.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Offerteaanvragen | maximaal 12 maanden |
| Contactverzoeken | maximaal 24 maanden |
| Klantgegevens | zolang de overeenkomst loopt |
| Correspondentie | maximaal 5 jaar |
| Facturen | minimaal 7 jaar |
| Wettelijke administratie | conform fiscale wetgeving |
Wanneer een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is, bewaren wij de gegevens overeenkomstig die verplichting.
12. Verstrekking aan derden
Praevion Logistics verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden. Persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Dit kan onder andere betrekking hebben op onze boekhouder, softwareleveranciers, hostingproviders, IT-dienstverleners, betalingsverwerkers, verzekeraars en bevoegde overheidsinstanties.
Wanneer derden namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar wettelijk vereist een verwerkersovereenkomst.
13. Internationale doorgifte
Onze website, formulieren en zakelijke e-mail worden gehost door STRATO in Duitsland, binnen de EER. Persoonsgegevens kunnen in de volgende gevallen buiten de EER worden verwerkt:
- Ritten buiten de EER. Bij een rit naar bijvoorbeeld het Verenigd Koninkrijk verstrekken wij de gegevens die voor die rit nodig zijn aan de ontvangers in dat land, omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.
- Google Analytics en Google Translate. Google kan gegevens verwerken in de Verenigde Staten. Volgens de eigen informatie van Google is Google LLC gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen, en gebruikt Google daarnaast standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie wanneer geen ander doorgiftemechanisme van toepassing is. Google Analytics wordt alleen geladen na uw toestemming en Google Translate alleen nadat u zelf een andere taal kiest.
- WhatsApp. Als u ons via WhatsApp benadert, gelden de privacyvoorwaarden van WhatsApp, inclusief de doorgiften die WhatsApp daarin beschrijft.
Schakelen wij in de toekomst een dienstverlener in die persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, dan doen wij dat alleen als de AVG daarvoor een geldige grondslag biedt, en vermelden wij dat in dit privacybeleid.
14. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking. Onder andere maken wij gebruik van beveiligde SSL/TLS-verbindingen, sterke wachtwoorden, toegangsbeveiliging, actuele beveiligingssoftware, beperkte toegang tot persoonsgegevens en regelmatige software-updates.
Ondanks onze beveiligingsmaatregelen kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen.
15. Cookies en lokale opslag
Onze website gebruikt noodzakelijke opslag, een sessiecookie voor een vertaling waar u zelf om vraagt en, alleen na uw actieve toestemming, functionele en analytische cookies of vergelijkbare lokale opslag. Contactgegevens, laad- en losadressen uit formulieren worden niet in browseropslag bewaard. De website gebruikt geen sessionStorage en geen marketingcookies. De website blijft volledig bruikbaar wanneer u niet-noodzakelijke cookies weigert.
| Naam | Soort | Categorie | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|
| praevion_cookie_preferences | Cookie | Noodzakelijk | Onthoudt uw cookiekeuze. | 180 dagen |
| googtrans | Cookie | Noodzakelijk voor een door u gevraagde vertaling | Onthoudt de taal die u zelf kiest (Engels, Duits of Frans), zodat de vertaling op volgende pagina’s actief blijft. Wordt alleen geplaatst nadat u een andere taal kiest. | Tot het einde van de browsersessie |
| googtrans | Cookie | Functioneel | Onthoudt uw gekozen taal bij een volgend bezoek, alleen met toestemming voor functionele cookies. | 180 dagen |
| praevion_language | Lokale opslag (localStorage) | Functioneel | Onthoudt uw gekozen taal en de datum van die keuze, alleen met toestemming voor functionele cookies. | 180 dagen; daarna automatisch verwijderd |
| praevion_service_preference | Cookie | Functioneel | Onthoudt uw laatst gekozen transportdienst in het offerteformulier. | 90 dagen |
| praevion_terms_part | Cookie | Functioneel | Onthoudt welk deel van de algemene voorwaarden u het laatst bekeek. | 90 dagen |
| _ga | Cookie | Analytisch | Onderscheidt bezoekers voor Google Analytics. | Maximaal 2 jaar |
| _ga_E29252EGN4 | Cookie | Analytisch | Bewaart de sessiestatus voor Google Analytics. | Maximaal 2 jaar |
Functionele en analytische cookies worden pas geplaatst nadat u hiervoor kiest. Google Analytics wordt vóór toestemming niet geladen. U kunt uw keuze op ieder moment even eenvoudig wijzigen of intrekken via Cookie-instellingen in de footer. Trekt u de toestemming voor functionele cookies in, dan verwijderen wij uw opgeslagen taal (googtrans en praevion_language), uw gekozen transportdienst en het laatst bekeken deel van de voorwaarden, en wordt de website weer in het Nederlands getoond. Trekt u de toestemming voor analytische cookies in, dan worden de Google Analytics-cookies verwijderd en wordt Google Analytics niet meer geladen.
Wanneer Google Translate wordt geladen, kan Google zelf cookies of vergelijkbare technieken gebruiken onder het privacybeleid van Google. Daarop hebben wij geen invloed.
16. Google Analytics
Praevion Logistics gebruikt Google Analytics 4 met Metings-ID G-E29252EGN4 om inzicht te krijgen in het gebruik en de prestaties van de website. De Google-tag wordt pas geladen nadat u analytische cookies actief toestaat.
Google Analytics kan onder andere paginaweergaven, sessiegegevens, apparaat- en browserinformatie en een globale geografische locatie verwerken. Google Signals, advertentiepersonalisatie en advertentieopslag zijn op deze website uitgeschakeld. U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken via Cookie-instellingen in de footer.
17. Externe diensten en websitebestanden
Foto’s, logo’s, scripts en overige reguliere websitebestanden worden vanaf de eigen STRATO-hosting geladen. De website bevat links waarmee u zelf WhatsApp, uw e-mailprogramma of een andere externe dienst kunt openen. Pas nadat u zo’n link gebruikt, zijn ook de privacyvoorwaarden van die externe dienst van toepassing. Op de website zijn geen socialemediapixels of ingebedde socialemediafeeds actief.
De website biedt een vrijwillige taalkeuze voor Engels, Duits en Frans. Google Translate wordt uitsluitend geladen nadat u zelf een andere taal selecteert. Daarbij kunnen uw IP-adres, technische browserinformatie en de tekst van de pagina door Google worden verwerkt. Zonder toestemming voor functionele cookies onthouden wij uw taalkeuze alleen tot het einde van de browsersessie, in de sessiecookie googtrans. Met die toestemming onthouden wij de keuze 180 dagen. Door Nederlands te kiezen, wordt de taalvoorkeur direct verwijderd. De Nederlandse tekst van de website en van de juridische documenten is leidend; een automatische vertaling kan onnauwkeurig zijn.
18. Uw rechten
U heeft op grond van de AVG onder andere het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens, bezwaar tegen verwerking en intrekking van eerder gegeven toestemming.
Een verzoek kunt u richten aan info@praevionlogistics.com. Wij reageren in beginsel binnen één maand.
19. Klachten
Bent u niet tevreden over de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op zodat wij samen tot een oplossing kunnen komen. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
20. Wijzigingen
Praevion Logistics behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Wij adviseren bezoekers dit privacybeleid regelmatig te raadplegen.
21. Contact
Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op.
Praevion Logistics
Bedrijfs- en correspondentieadres:
Kokelestraat 13
6462 EN Kerkrade
Nederland
Standplaats: Kerkrade, Limburg
KvK: 97064602
BTW: NL005246197B20
E-mail: info@praevionlogistics.com
Telefoon: +31 6 28 39 31 66
Website: www.praevionlogistics.com